利用者情報の登録・管理

この機能はビジネスタイプの管理者様向けの機能です。

鍵を発行した利用者に氏名や部門名を登録すると、発行した鍵のリストや解錠記録に表示して探しやすくなります。

2022年7月以前に利用開始された施設の場合、一度主管理者がログインすると、この機能が有効になります。

利用者の氏名を登録

初期設定では、アプリに登録されている名前が利用者名としてWEB管理画面に表示されます。
アプリ登録名が本名とは限らないので、利用人数が多いときは、鍵発行時に氏名を登録することをお勧めします。

利用者の部門・グループ名を登録

多数の利用者がいる施設の場合、利用者に部門名・グループ名を登録すると、各リストをグループごとに表示できるので操作がしやすくなります。
2022年7月以前よりご利用の施設では、「施設名」が「部門名」として仮設定されます。部門名などを編集して利用してください。

自社オフィスでの利用例

部門名グループ名
本社総務部
人事部
財務部
支店工事部
営業部

賃貸オフィスでの利用例

部門名グループ名
管理会社(オフィス管理会社の部署名など)
テナントA社(テナントA社の部署名など)
テナントB社(テナントB社の部署名など)

マンションでの利用例

部門名グループ名
入居者201号
202号・・
管理会社管理事務所
メンテナンス部
協力会社

部門リスト

部門を追加

  1. メニュー「 設定」>「部門リスト」を表示
  2. +部門を追加または部門名の右ボタンから、部門を追加してください

グループを追加

  • +新しいグループを追加ボタンで、追加するグループ名を登録してください。
  • グループ名右のボタンで、グループ名の変更や削除ができます。
  • グループの表示順は、表の行を入れ替えてからグループ表示順を保存ボタンで反映されます。名前順表示にするときは、グループを名前順に表示するをONにしてください。

鍵リストの部門表示設定

初期設定では、鍵リストの画面を開くと全部門のメンバーが表示されます。主管理者アカウントで下記設定をすると、特定の部門のみ初期表示されます。

  1. メニュー「 設定」>「施設の追加・設定」を表示
  2. 部門表示初期設定で部門名を選ぶと、鍵リストの初期表示設定となります

メンバーリスト

メンバーリストの表示

  1. メニュー「 設定」>「メンバーリスト」を表示
  2. 鍵を発行した携帯番号がメンバーリストに表示されます
  3. 鍵発行時にグループ名や氏名を登録していると、この画面に表示されます

メンバーリストの編集

メンバーの追加

鍵発行時に、自動的にメンバーが追加されます。
鍵発行しないで、この画面で先にメンバーを登録することもできます。鍵リスト画面でメンバーを選んで、鍵発行してください。

メンバーの情報を編集

表左のチェックボックス、または右のボタンで、利用者の氏名や部門名を追加・編集してください。

メンバーの削除

メンバーに発行したすべての施設の鍵が削除されたら、メンバーリストから登録を解除できます。

副管理者に部門メンバーの管理を設定

すべての部門・メンバーへの鍵発行を許可

初期設定では、副管理者は全てのメンバーを表示・鍵発行などの操作が可能です。

特定の部門の鍵発行だけを許可

副管理者に部門を指定すると、WEB管理画面で他のメンバーの情報を非表示にすることができます。

賃貸オフィスでの利用例

  • 建物オーナーからテナントへ副管理者のアカウントを発行すると、テナント自身が自社従業員に鍵発行することができます
  • 副管理者に部門を設定しておけば、他のテナントの社員の情報は共有されません

設定

メニュー「 設定」>「部門リスト」を表示

あらかじめ、副管理者用の部門を追加しておきます。(この画面ではテナントA社)

設定」>「副管理者の追加・設定」を表示
  1. 副管理者を選択 副管理者の追加方法を表示
  2. メンバー管理できる部門で、許可する部門を設定

この副管理者は、指定した部門メンバー情報のみ管理画面に表示することができます。
設定後、テナントの管理者へ副管理者のアカウント(ID+パスワード)を連絡してください。

CSVでメンバーや部門を一括登録

CSVファイルを使って、鍵発行と利用者情報(携帯番号・氏名・部門・グループ)の登録を一括で操作できます。
また、鍵の発行をしないで、利用者情報の追加・変更をすることもできます。
CSVで鍵発行・利用者情報を登録する方法